Contratto per Social Media Manager – Tra obblighi e diritti del professionista e del cliente

Contratto Social Media Manager

Quella del Social Media Manager è una figura ormai centrale sul web.

Qualsiasi azienda che voglia avere una presenza sui social, che miri a rafforzare il proprio brand e ad allargare la propria platea di clienti, non può esimersi dal comunicare con la propria audience tramite i social e per farlo secondo una strategia definita deve farsi assistere dal Social Media Manager. 

Ma quali sono le clausole che non possono mai mancare in un contratto per Social Media Management? Quali, invece, gli impegni che il professionista assume nei confronti dell’azienda? Come si stabiliscono termini e condizioni, compenso e altre specifiche contrattuali al momento della firma?

Quello del freelance è un lavoro affascinante, fatto di sfumature e caratterizzato da una certa indipendenza ma va regolato secondo specifici accordi che devono assolutamente trovare spazio nel contratto stipulato.

Vediamolo assieme.

Indice

Chi è il Social Media Manager

Il Social Media Manager è la figura professionale che si occupa di curare profili e canali social del committente, consolidando la presenza sulle varie piattaforme online. Può lavorare direttamente per l’azienda oppure entrare a far parte di un team, generalmente all’interno di una web agency.

In base alle necessità specifiche e all’andamento del mercato, può occuparsi della fase operativa di un progetto oppure dedicarsi a quella creativa, in alcuni casi si occupa di entrambe. 

Proprio in virtù delle diverse sfaccettature che può assumere questa figura, è quanto mai opportuno specificare più dettagli possibile nel contratto, dalle mansioni alle scadenze da rispettare, dal compenso alla portata del lavoro, passando per tutti gli oneri in capo alle parti.

Solo in questo modo possono evitarsi fraintendimenti , richieste non concordate e incarichi che non spettano al professionista, che possono portare al deteriorarsi della collaborazione.

Vale la pena ricordare, infatti, che tutto ciò che non è specificato nell’accordo sarà oggetto di discussione e le discussioni sottraggono tempo all’operatività, all’inventiva e, più in generale, alle attività fondamentali.

Vediamo quindi come regolamentare ogni aspetto del contratto al meglio.

L’oggetto del contratto per Social Media Manager

Prima di passare alla fase operativa vera e propria del lavoro, professionista e cliente devono accordarsi sui canali oggetto di gestione da parte del Social Media Manager.

Nello specifico vanno individuati e debitamente segnalati i canali di tipo pubblico, quindi pagine e profili aziendali (ad esempio Facebook, Linkedin e Instagram), e profili personali (ad esempio account personali Facebook e Linkedin).

In quest’ultimo caso le responsabilità del SMM sono ancora maggiori, dal momento che ha accesso ad una serie di informazioni strettamente confidenziali quali, su tutti, i dati di accesso e la messaggistica privata.

È importante prevedere se il SMM avrà necessità di ricevere l’approvazione scritta per ogni contenuto da pubblicare oppure se non deve attendere di riceverlo e procedere autonomamente.

Il committente, dal canto suo, potrà postare o non postare direttamente sul suo profilo? E se sì, con quali contenuti e con quali modalità? In genere è previsto che il Social Media Manager approvi in via preventiva eventuali contenuti del cliente: è molto importante stabilirlo e indicarlo nel contratto affinché non vi siano interferenze col piano editoriale.

Chi fa cosa

Nell’ambito della gestione dei canali social le attività da svolgersi sono diverse, pertanto occorre stabilire fin dall’inizio chi deve occuparsi di ognuna di esse.

Tra le mansioni principali troviamo:

  • Elaborazione del piano editoriale
  • Redazione dei contenuti testuali
  • Creazione di contenuti multimediali (immagini, video, audio)
  • Gestione della community (engagement, moderazione dei commenti)
  • Programmazione delle campagne di advertising

Nelle grandi aziende è normale che ciascuna attività venga affidata ad una figura apposita, nelle realtà più piccole non è invece infrequente che due o più di esse vengano accentrate.

In base alle esigenze del cliente e alle competenze del professionista, è infatti facoltà delle parti accordarsi nel merito diversamente e optare per la soluzione più confacente.

Cosa non deve mai mancare nel contratto per Social Media Manager

Compreso il contesto e l’importanza di sottoscrivere un contratto per Social Media Manager ad hoc, addentriamoci adesso nel cuore del redatto.

Più nello specifico i punti salienti sono i seguenti:

  • Fase di start-up. In genere è previsto un periodo di organizzazione, per il quale vanno stabilite tempistiche, modalità e costi, necessario per prendere contatto con l’azienda e avviare l’attività di Social Media Management; rientrano in questo step iniziale, ad esempio, la creazione dei canali non ancora esistenti ed il collegamento di quelli già attivi. 
  • Calendario editoriale. È opportuno dettagliare la periodicità dello stesso, va inoltre stabilito se la sua redazione sia a carico esclusivo del SMM o debba essere condiviso e approvato dal cliente. Di comune accordo può essere prevista la facoltà di apportare modifiche al piano editoriale, previo accordo su quante variazioni possano essere fatte, con quale preavviso e con quali modalità.
  • Creazione dei contenuti. È la parte più pratica del contratto, quella che nella maggior parte dei casi porta a incomprensioni e controversie, se non attenzionata a dovere in fase di stipula. Qui deve essere specificato se sia onere del cliente o meno fornire informazioni e materiale per la redazione dei post, se questi debbano essere sottoposti a revisione e, se sì, con quale anticipo rispetto alla pubblicazione.
  • Analisi periodiche. Ogni quanto è prevista l’emissione di un report che tenga conto dell’andamento dei canali gestiti e quali dati deve includere (i cosiddetti KPI)?
  • Servizi extra. Ovvero quelle attività che non sono comprese negli accordi iniziali e nel compenso pattuito, per le quali è previsto una retribuzione accessoria e separata.
  • Campagne pubblicitarie. Quantificare il budget destinato a tali attività e chiarire come l’investimento sia onere del cliente, che se ne fa totalmente carico. 
  • Attribuzione di specifiche responsabilità. È questo un aspetto molto importante poiché, come accennato in precedenza, il SMM viene a conoscenza di dati personali e aziendali riservati, per i quali deve essere garantito massimo riserbo e segretezza.
  • Tone of Voice. Linguaggio e modalità comunicative che devono essere mantenute nei contenuti. Questo è molto importante, basti pensare ad una corporate che avrà necessità di adottare un linguaggio più istituzionale rispetto ad una piccola azienda, che opera in un settore che richiede un linguaggio più semplice e contemporaneo.
  • Clausola del portfolio. Se il SMM vuole inserire la collaborazione per la creazione del portfolio clienti o se lo vuole pubblicizzare sui social questo va inserito.
  • Comunicazioni. Molto importanti e spesso non prese in considerazione a dovere sono le modalità di comunicazione. Abbiamo rilevato, infatti, che questo sia uno dei motivi più frequenti, assieme ai ritardi nei pagamenti, per il quale il professionista sprovvisto vuole dotarsi di un contratto. Basti pensare al cliente che contatta in orari poco consoni, svariate volte al giorno: questo non può essere tollerato e può portare a minare il rapporto fiduciario. Le comunicazioni devono essere regolamentate come gli altri elementi, sulla base di orari stabiliti e metodi specifici (chat, mail, telefono, video call, ecc).
  • Recesso. Altra clausola fondamentale, basti pensare al caso in cui il professionista si ritrovi a dover letteralmente inseguire il committente per ottenere l’approvazione sui post, le creatività, i testi, le informazioni, le foto e tutto il materiale necessario per svolgere il suo incarico. L’attività professionale non può tradursi nel dover pregare qualcuno per poter svolgere il tuo lavoro. Per evitare di farlo e di perdere il tuo compenso con una clausola per il recesso ben scritta corredata di penale potrai liberarti ed incassare comunque le somme che ti sarebbero spettate in caso di prosecuzione dell’attività.


Non dimenticare inoltre che nel contratto per Social Media Manager, da firmare rigorosamente in forma scritta, va fatta menzione:

  • Della sua durata
  • Del compenso e del metodo di accredito dello stesso
  • Dell’informativa al trattamento dati ai fini del GDPR (noi nominiamo il SMM responsabile del trattamento già nel contratto)
  • Dell’accettazione di ogni clausola vessatoria da parte del cliente (salvo specifica negoziazione)
  • Del foro competente

Conclusioni

Il ruolo del Social Media Manager è così flessibile ed in costante mutamento, anche in virtù delle tecnologie che avanzano e delle nuove piattaforme che prendono piede, che è pressoché impossibile prevedere gli stessi termini e condizioni per ogni contratto di collaborazione.

Ancor più che in altre circostanze, affidare al Social Media Manager la propria comunicazione sui social media senza avere un accordo scritto o utilizzandone uno di dubbia provenienza trovato sul web, non può essere la scelta giusta. 

Così diventa quanto mai necessario affidarsi ad un esperto per la redazione di un testo chiaro ed esaustivo, che metta in evidenza tanto gli obblighi del cliente, quanto quelli del professionista, e che tuteli entrambe le parti per tutta durata del contratto.

Affidati un esperto e dai valore al tuo lavoro, non lasciare nulla al caso.

Sono Alberto Caschili, Consulente Legale per il mondo digitale.

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